Negocjacje zakupowe rzadko wygrywa się przy stole. Wygrywa się je wcześniej, kiedy zbierasz dane, ustalasz granice i wiesz, co zrobisz, jeśli rozmowa nie pójdzie po twojej myśli. Poniżej dziesięć zasad, które realnie przekładają się na lepsze warunki, pogrupowanych według tego, co dzieje się przed rozmową, w jej trakcie i po niej.
Zanim usiądziesz do rozmowy
Najsłabszą pozycję ma ten, kto przychodzi nieprzygotowany. Zanim umówisz spotkanie, miej rozeznanie w cenach rynkowych na dany produkt czy usługę, orientuj się w sytuacji finansowej dostawcy i wiedz, jak wyglądają oferty konkurencji. Do tego dochodzą twoje własne cele i limity, bo bez nich łatwo dać się ponieść rozmowie i zgodzić na coś, czego później pożałujesz.
Z przygotowaniem wiąże się druga rzecz: twoja BATNA, czyli najlepsza alternatywa, jaką masz, gdyby te negocjacje się nie powiodły. To twój plan B. Jeśli wiesz, że dostawca B jest gotów dostarczyć to samo na zbliżonych warunkach, rozmawiasz zupełnie inaczej, spokojniej i z większą gotowością do odejścia od stołu. Bez alternatywy negocjujesz z pozycji proszącego, a to widać.
Trzecia rzecz to twoje limity, i warto je rozpisać jeszcze na sucho. Ustal cenę docelową, do której dążysz, oraz cenę maksymalną, czyli punkt, powyżej którego wstajesz i kończysz rozmowę (tzw. walk away point). Oddziel też to, co musisz mieć, od tego, co byłoby miłym dodatkiem. Bez tej granicy w głowie zaczynasz ustępować centymetr po centymetrze, aż się okazuje, że oddałeś cały margines.
W trakcie rozmowy
Pierwszy odruch wielu kupców to mówić, tłumaczyć, przekonywać. Tymczasem więcej wyciągniesz, słuchając. Zadawaj pytania otwarte: jak moglibyśmy zejść z ceny przy większym wolumenie, z jakimi wyzwaniami mierzy się dostawca przy tym projekcie. Im więcej druga strona mówi, tym więcej dowiadujesz się o jej rzeczywistych ograniczeniach i o tym, gdzie ma pole do ustępstw.
Nie otwieraj od ceny. Jeśli pierwsze, co rzucasz na stół, to liczba, cała rozmowa zaczyna się kręcić wyłącznie wokół niej. Najpierw przejdź przez jakość i specyfikację, warunki dostawy, serwis, warunki płatności i gwarancję. Dopiero gdy macie pełny obraz tego, co wchodzi w skład oferty, cena ląduje w odpowiednim kontekście, a nie w próżni.
Kiedy już przedstawisz swoją propozycję albo usłyszysz ofertę drugiej strony, zamilcz. Cisza po liczbie potrafi być niewygodna i to działa na twoją korzyść. Wielu sprzedawców samo zacznie ją wypełniać, czasem od razu schodząc z ceny, byle tylko przerwać niezręczne milczenie. Odpowiedz dopiero, gdy naprawdę masz coś do powiedzenia.
Negocjuj pakietami, nie punkt po punkcie. Rozmowa o każdym warunku z osobna szybko grzęźnie i daje drugiej stronie okazję, żeby wygrywać po kawałku. Lepiej powiązać ustępstwa: jeśli zgodzimy się na cenę X, to my akceptujemy termin dostawy Y i taki model płatności Z. Wtedy masz czym handlować i widzisz całość, a nie kolekcję oderwanych ustaleń.
Szukaj rozwiązań, na których zyskują obie strony. To nie miękkie podejście, tylko praktyka, która domyka kontrakty. Dłuższa umowa w zamian za lepszą cenę, szybsza płatność za rabat, większy wolumen za niższą cenę jednostkową, to są wymiany, w których każdy coś dostaje. Dostawca przyciśnięty do ściany albo poszuka oszczędności tam, gdzie odbije się to na jakości, albo przy najbliższej okazji odbije sobie straty.
Po rozmowie
Spisuj ustalenia, najlepiej od razu. Po zakończonych negocjacjach wyślij mailem krótkie podsumowanie: uzgodniona cena, warunki dostawy, terminy płatności. To nie biurokracja, tylko zabezpieczenie. Pamięć bywa wybiórcza, a różnice w interpretacji wychodzą zwykle w najmniej dogodnym momencie, gdy towar już jedzie albo faktura czeka na zapłatę.
Na koniec rzecz, o której łatwo zapomnieć w ferworze targowania: większości dostawców nie zmieniasz co kwartał. Dzisiejsze negocjacje to punkt wyjścia do współpracy, która ma potrwać. Można wycisnąć z drugiej strony ostatni grosz i wygrać to jedno spotkanie, ale jeśli odbije się to na relacji, stracisz na dłuższą metę. Twardość w sprawach merytorycznych idzie w parze z normalnym, partnerskim traktowaniem człowieka po drugiej stronie.
Jeśli chcesz wejść na rozmowę z gotową strukturą, w naszych narzędziach zakupowych znajdziesz scenariusze negocjacji i kalkulatory, które pomagają policzyć warianty cenowe i warunki płatności jeszcze przed spotkaniem.